Tous les créanciers du failli sont tenus de déposer au greffe du tribunal d’arrondissement siégeant en matière commerciale (qui a prononcé la faillite) la déclaration de leurs créances avec leurs titres, dans le délai fixé au jugement déclaratif de la faillite. Ce délai est généralement fixé au maximum légal de 20 jours à compter du jugement de faillite.
Afin d'informer les créanciers de l'état de faillite d'un commerçant et de les inviter à déposer leurs déclarations de créance, les jugements de faillite sont affichés dans l’auditoire du tribunal de commerce et publiés par voie de presse. Le curateur envoie également un courrier aux créanciers recensés dans la comptabilité du failli, en leur indiquant les jours et heures fixés pour la vérification des créances.
Un relevé récapitulatif des faillites est publié périodiquement au Mémorial B. Ces relevés sont disponibles notamment sur le site du Registre de commerce et des sociétés (RCS).
Déclaration de créance
Tous les créanciers doivent faire la déclaration de leur créance, peu importe la nature de la créance et peu importe s'ils bénéficient d'un privilège ou non. Sont toutefois exceptés de cette procédure les créances de la masse, c'est-à-dire celles nées postérieurement et dan l'intérêt de la procédure de faillite (p.ex.: frais du curateur, loyers échus postérieurement au jugement de faillite,...).
Cas particulier des salariés : en cas de faillite de l’employeur, le contrat de travail du salarié est résilié avec effet immédiat. Pour compenser cette rupture, le salarié a droit à diverses indemnités. Ces dernières ne sont cependant pas automatiquement payées, mais le salarié doit, de même que les autres créanciers, déposer une déclaration de créance.
Le créancier doit apporter la preuve de sa créance. Il est invité à joindre à sa déclaration les documents utiles qui permettent au curateur de vérifier la créance dans les livres comptables du failli, sinon toute autre pièce justificative qui établissent le bien-fondé de sa demande (p.ex.: arrêt, jugement, ordonnance de paiement, facture, contrat, ...).
La déclaration de créance doit indiquer :
- l’identité du créancier, sa profession et son domicile,
- l’identité du failli,
- le montant et les causes de sa créance,
- les privilèges, hypothèques ou gages dont bénéficie le cas échéant la créance concernée et le titre dont ils résultent.
En outre, elle doit porter la mention suivante: "J’affirme que ma présente créance est sincère et véritable" et être signée par le créancier ou son fondé de pouvoir.
L'ensemble des déclarations de créance sont inscrites dans un registre spécial tenu au greffe du tribunal de commerce pour chaque faillite et numérotés dans l'ordre du dépôt.
Les déclarations de créance peuvent être déposées même après le délai fixé par le tribunal, jusqu'à la date de la dernière distribution de fonds de la faillite. Cependant, les retardataires risquent de ne pas pouvoir participer pleinement à toutes les distributions de dividende ordonnées par le tribunal et obtenir de ce fait une proportion moindre de l'actif réalisé.
Vérification des créances
Le jugement de faillite fixe la date de la première audience de vérification des créances. Lors de cette audience, et lors des vérifications ultérieures prévues en fonction des besoins, le curateur vérifie si les créances déposées sont justifiées (sur base des pièces jointes, des documents comptables du failli et des explications du failli et du créancier déclarant).
Si la créance paraît justifiée, elle est admise au passif de la faillite.
Dans le cas contraire, le curateur conteste la créance et il en avertit le créancier. Les créances contestées sont renvoyées devant le tribunal compétent, qui statuera, après avoir entendu les parties, sur le bien-fondé de la demande du créancier.
Une fois l'ensemble des créances vérifiées et les contestations jugées, le curateur détermine l'état définitif du passif de la faillite et il classe les créances selon l'ordre de leurs privilèges, avant d'établir un projet de répartition de l'actif recueilli en fonction du rang des créanciers. Ce projet de distribution est soumis aux créancier et l'approbation du juge-commissaire.
Finalement, le curateur procède à la distribution de l'actif de la faillite conformément au projet de distribution approuvé et la clôture de la faillite est prononcée.